Добрый день, так как данный вопрос не относится к работе с программой электронной отчетности,
приведу полный ответ эксперта справочно-правового сервиса на вопрос по теме излишне уплаченного НДФЛ за работника.
Цитата:В ситуации, когда с работника излишне удержан НДФЛ, нужно пересчитать налог и вернуть его бывшему работнику по письменному заявлению(п.1 ст. 231 НК РФ). Примерный образец заявления можете посмотреть в прикрепленном файле. Отсылать работника в его налоговую инспекцию с декларацией для возврата налога не нужно (Письма Минфина России от 29.12.2012 N 03-04-05/6-1460, от 15.11.2012 N 03-04-05/1-1299).Проследите, чтобы работник указал в заявлении свой банковский счет. Ведь сумму излишне удержанного налога нельзя выдать наличными из кассы - ее надо перечислить в безналичном порядке на счет работника (п.1 ст. 231 НК РФ; Письмо Минфина России от 17.02.2011 N 03-04-06/9-31; Постановление ФАС МО от 04.04.2011 N КА-А40/1396-11). Вернуть налог надо в течение 3 месяцев со дня получения заявления.Имейте в виду: чтобы вернуть НДФЛ,вам не обязательнообращаться в инспекцию с заявлением на возврат налога из бюджета (в частности, если по уволенному работнику налог полностью был перечислен в бюджет).Вы можете вернуть его за счет сумм НДФЛ, подлежащих перечислению в бюджет по другим работникам(п.1 ст. 231 НК РФ, Письмо Минфина России от 02.07.2012 N 03-04-06/6-193).Бухгалтерская отчетность:В бухгалтерском учете уменьшение суммы НДФЛ, подлежащей удержанию с работника, надо отразить в периоде выявления (исправления) ошибки, если бухотчетность за прошлый год уже подписана руководителем.Проводки текущим периодом - на дату исправления ошибки:Дт70 Кт 91,01 - пересчет излишне начисленных суммДт50 Кт 70 - сотрудник внес в кассу свой долгДт 68 "НДФЛ" Кт 70 - восстановлена в доходах работника излишне удержанная суммаДт 70 Кт 51 - излишне удержанная сумма перечислена работникуЕсли же год ошибки еще не закрыт (к примеру, вы еще не составляли бухотчетность за 2013 г.), то исправления можно отразить записями декабря. В таком случае только возврат НДФЛ вы отразите текущей датой - когда перечислите деньги на счет работника:31.12.13:Дт20(44) Кт 70 - СТОРНО излишне начисленных суммДт50 Кт 70 - сотрудник внес в кассу свой долгДт 70 Кт 68 "НДФЛ" - СТОРНО удержанной суммы НДФЛ с дохода работникана дату перечисления:Дт 70 Кт 51 - излишне удержанная сумма перечислена работнику2-НДФЛ:При таких условиях, если возврат налогоплательщику суммы излишне удержанного НДФЛ произведен налоговым агентом, налоговому агенту следует оформить в отношении данного налогоплательщика уточненную Справку за 2013 г. (если вы успели выдать ее уволившемуся работнику), исправив строки 5.3 - 5.5 уточненной Справки в соответствии с показателями, образовавшимися после перерасчета. При составлении новой Справки взамен ранее представленной в полях "N ____" и "от ____" следует указать номер ранее представленной Справки и новую дату составления Справки. Обратите внимание: в ней не должно быть указано никакого излишне удержанного налога, т.е. пункт 5.6 уточненной Справки не заполняется. (Письмо ФНС России от 13.09.2012 N АС-4-3/15317).Такая же ситуация и с подачей уточненной справки в налоговую инспекцию (если вы ранее уже успели подать справку в налоговую). Если вы подадите в инспекцию исправленную 2-НДФЛ до возврата налога работнику, в ней будет фигурировать сумма излишне удержанного налога (Письмо Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/4-74). После возврата денег бывшему работнику вам нужно подать в инспекцию еще одну справку 2-НДФЛ. Как и в предыдущей ситуации, номер уточненной справки вы берете из ранее представленной в инспекцию. А вот дату справки ставите новую (абзац 8 разд. I Рекомендаций по заполнению 2-НДФЛ)Налог на прибыль:Согласно п. 7 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда в целях главы 25 НК РФ относятся, в частности, расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством РФ.Поскольку расходы работодателя, понесенные в связи с предоставлением работнику оплачиваемого отпуска, учитываются при налогообложении прибыли, удержанные (или возвращенные) отпускные, в том числе и с согласия работника, будут являться доходом работодателя, который следует отразить в составе внереализационных доходов при расчете налога на прибыль (письмо УФНС по г. Москве от 11.01.2007 N 21-08/001467@). При чем это не приводит к возникновению обязанности по внесению корректировки в данные того периода, когда были начислены отпускные. Ведь на тот момент никакой ошибки налогоплательщик не совершил. Об излишней выплате отпускных ему стало известно лишь на момент увольнения работника. В связи с этим отпускные за неотработанные дни отпуска организации надлежит учестьв составе внереализационных доходовдля целей налогообложения прибыли (ст. 250 НК РФ), поскольку ранее они были включены в состав расходов (письмо УФНС России по г. Москве от 11.01.07 N 21-08/001467).С уважением, Насибова Наталья